Izbor odgovarajućeg formata je od izuzetne važnost za skladištenje i buduće korišćenje. Brzim razvojem tehnologije i primenom novih standarda često se dolazi u opasnost da dugotrajni i mukotrpni rad na nekom istraživačkom projektu ostane "zarobljen" na mediju i/ili u formatu računarskog programa koji više ne može nigde da se priključi, pronađe ili učita (videti Deljanin, S. (2012). Digital obsolescence. INFOtheca-Journal of Informatics & Librarianship, 13(1) i/ili OpenAIRE dokument Data formats for preservation kao i prevod ovog dokumenta na srpski jezik koji je dostupan ovde).
Formati često nastaju kao standard određene kompanije ili strukovnog udruženja. Kada format pripada komercijalnom softveru (na primer doc, docx, xls ili xlsx formati u MS Office-u, psd u Adobe Photoshop-u) postoji opravdani strah da će biti nečitljiv i (potencijalno) neupotrebljiv sa pojavom nove verzije tog softvera.
Rešenje je u izboru nekomercijalnih (eng. non-proprietary) i otvorenih formata. Ovde je lista sa preporučenim formatima:
- tabelarni prikaz (spreadsheets): CSV
- tekstualni podaci: XML, TXT, HTML, PDF/A
- baze podataka: XML, CSV
- slike: TIFF, PNG, JPEG
- zvuk: FLAC, WAV, MP3
Prilikom naučno-istraživačkog rada, istraživači često moraju da rade sa komercijalnim softverima i u formatima koji nisu poželjni za duže čuvanje. Savet je da, ako se radi u tim formatima, konačna verzija za čuvanje i pohranjivanje u neki repozitorijum bude prebačena u neki od formata koji su postali industrijski standard za dugoročno čuvanje. Lista poželjnih i nepoželjnih formata za arhiviranje podataka je dostupna na sajtu DANS (eng. Data Archiving and Networked Services) instituta u Holandiji.
Napomena: Umesto ZIP formata za arhiviranje podataka čije novije verzije imaju patentirane delove (format nije u potpunosti otvoren), preporučljivo je da se koristi 7z format za arhiviranje.