Pri dodeljivanju imena fajlovima potrebno je obratiti pažnju na sledeće:
- doslednost - unapred odrediti pravila imenovanja fajlovs sa svim saradnicima na projektu i držati se dogovorenog;
- smislenost - imena fajlova treba da sadrže minimum informacija koje su smislene svim saradnicima. Izbegavati generička imena koja dodeljuje program (npr. New Text Document.txt);
- pronalaženje - uvek je dobro u naziv fajla staviti sve korisne informacije (kao što su datum kreiranja, broj projekta, broj verzije, ime autora, naziv odeljenja ili radne grupe, ili kratak opis, npr. Lab040_PN_20190130_V3.csv.
Korisno je unapred se dogovoriti sa učesnicima na projektu oko sledećih elemenata u nazivu fajlova:
- terminologija - koristiti standardizovanu ili zajedničku terminologiju. Na primer, bolje je koristiti IAEA nego Agencija za Internacionalnu agenciju za atomsku energiju IAEA (eng. International Atomic Energy Agency)
- punktuacija - na koji način će se odvajati reči i brojevi u nazivima fajlova. Reči u nazivu se mogu odvajati i velikim, odnosno malim slovima, npr. PopisStanovnistvaBeograd2018.csv ili donjom crtom “_” - Popis_stanovnistva_Beograd_2018.csv. Preporuka je da se izbegavaju odvajanja reči razmakom ili tačkom, već donjom crtom “_”, jer fajlovi mogu da se upotrebe u radu nekog programa, pri čemu može doći do greške u očitavanju ako je između reči u nazivu razmak, crtica ili tačka.
- datum - pri upotrebi datuma u nazivu dogovoriti se o jedinstvenom obliku kako bi fajlovi mogli da se poređaju hronološki. Jedan od najboljih saveta je da budu u sledećem formatu YYYYMMDD, gde je Y - godina, M - mesec i D - dan (npr. 20190410).
- redosled - unapred dogovoren redosled elemenata u nazivu može da bude od velike koristi pri organizovanju i pronalaženju fajlova.
- brojevi - odredite količinu cifara koje će činiti brojeve. Kao i sa datumima, ovo je korisno ako postoji potreba da se fajlovi poređaju po nekom rednom broju. Recimo, ako se na početku naziva fajla redosled obeležava brojevima sa samo dve cifre (01,02, …, 99) postoji opasnost da će se stići do broja 100, što će uticati na organizaciju fajlova (fajl sa početnim brojem 100 će se naći iza onog sa brojem 10, a ne iza broja 99, kao što je bila namera). Zato je bolje upotrebiti tri ili više cifara pri opisu brojeva (001, 002, …, 099, 100, 101, …, 999).
Postoji relativno veliki broj alata koji nude pomoć pri menjanju imena velikom broju fajlova, tzv. batch renaming software. Neki od najčešće korišćenih: Ant Renamer (za Windows operativni sistem), RenameIT (Windows), NameChanger (za Mac operativni sistem), GNOME Commander (za Linux operativni sistem) i GPRename (Linux).