Obeležavanja verzije dokumenta predstavlja dobru naviku da ne bi dolazilo do zabune, kao na primer, oko toga šta je urađeno i dokle se stiglo, ili koji je finalni dokument. Ovde su date neke smernice kako bi to moglo da se uradi:
- označavanje verzije dokumenta: svaki fajl na kraju naziva treba da dobije nastavak za verziju, npr. v01 za prvu verziju ili v02 za drugu, itd. Ako se unose relativno male izmene, može se dodati i broj za podverziju - v01_01.
- inicijali saradnika: za razlikovanje fajla koji se šalje drugom saradniku na dopunu ili ispravku, jedno od rešenja bi moglo da bude dodavanje inicijala na kraju naziva, npr. neki_projekat_20181023_cj, gde cj predstavlja inicijale.
- README fajl: kontrola verzije se može voditi i pravljenjem jednog dodatnog fajla (najčešće se naziva README.txt) u kojem se može voditi evidencija o svim promenama i novim verzijama koje su nastale. Ovo je posebno pogodno ako postoji više fajlova u okviru jednog foldera koji se koriste u protočnoj obradi (eng. data pipeline).
- MD5 heš algoritam: MD5 je kriptografski heš algoritam koji se zbog svojih nedostataka više ne koristi za kriptovanje podataka, ali je danas našao primenu u proveri integriteta fajlova i foldera. Pomoću (besplatnih) programa, kao što su Md5Checker ili Digestit, fajl može dobiti MD5 vrednost u vidu 32-bitnog broja. Najmanja promena, makar i u jednom bitu, rezultira novom MD5 vrednošću.
- poslednja verzija - final: dogovoriti se sa saradnicima ko će uraditi konačnu verziju. Dobro je da ona ima neki nedvosmisleni naziv, poput „final“ ili „konacna_verzija“.
Veoma je važno da svi učesnici na nekom projektu koriste zajednički, isti način obeležavanja i čuvanja verzija. Svi dogovori oko načina obeležavanja i imenovanja fajlova mogu se uneti u Plan za upravljanje podacima (DMP), kako bi svi učesnici projekta mogli da imaju uvid u zajednički dogovor.