Backup ili rezervna kopija
Backup je jedan od najvažnijih zadataka dobrog upravljanja podacima. Više o backup-u je objašnjeno u poglavlju Organizacija - Backup.
Pre početka svakog novog istraživačkog projekta, važno je da se odredi o backup strategija: kako će se izvoditi, koliko često, na kojim uređajima, ko će biti odgovoran za ovaj zadatak, itd.
Skladištenje i čuvanje podataka
Odabir odgovarajućeg rešenja za skladištenje i čuvanje podataka može mnogo da pomogne pri kontroli i saradnji sa ostalim saradnicima na projektu, kao i usklađivanju verzija.
Finansijer projekta može da odredi uslove i lokaciju za čuvanje i pohranjivanje podataka, ali ako to nije naglašeno, najbolje je držati se ovih pravila:
- pohranjuje se samo ono što je potrebno da se čuva;
- važni podaci se čuvaju na više od jedne lokacije.
Mrežni server (eng. network drive): ukoliko istraživačka institucija u kojoj se izvode istraživanja poseduje odgovarajuću infrastrukturu i zajednički mrežni server, preporučuje se da se na ovakvim mestima čuvaju podaci i da budu prvi izbor kod izrade backup strategije. Mrežni serveri su uvek dobro rešenje zbog održavanja, slabog rizika od kvara ili provale, bekapa, i sl, a ponajviše zbog toga što postoje stručni mrežni administratori.
Hard disk: Podaci se mogu čuvati na hard disku računara, ali se nikako ne bi trebalo oslanjati samo na ovakav vid čuvanja. Računari se mogu pokvariti ili biti ukradeni. Pogotovo nije preporučljivo na njima držati glavne kopije istraživanja (eng. master copy).
Klaud servisi (eng. cloud): klaud servisi su veoma pogodni zbog jednostavnosti pohranjivanja podataka, i brzog i jednostavnog pristupa. Takođe, predstavljaju odlično mesto za skladištenje podataka. Ipak, potrebno je obratiti pažnju na to da su klaud servisi često u vlasništvu privatnih korporacija i da se često nalaze u zemljama koje nisu u domenu evropskog zakonodavstva.
Fleš drajv: fleš drajv ili USB memorijski štapić je pogodan zbog svojih dimenzija i jednostavnosti prenošenja. Ipak, nije ga preporučljivo koristiti kao vid dugoročne strategije čuvanja podataka, zbog mogućnosti kvara, gubitka ili krađe.
CD ili DVD: CD-ovi i DVD-jevi su, kao i fleš drajvovi, pogodni za prenošenje, ali se ne preporučuju za dugoročno čuvanje, jer postoji velika mogućnost oštećenja, gubitka ili krađe.
Još jedna potencijalna pretnja vreba prenosive medije (CD, DVD, fleš drajvove) - digitalno zastarevanje. Veliko je pitanje da li će za 5 ili 10 godina uopšte biti računara koji će moći da očita bilo koji od ovih medija. Slično se desilo sa flopi diskovima (disketama) za koje skoro da više i ne postoji mogućnost očitavanja.
O optimalnom i tehničko korektnom načinu za trajno čuvanje istraživačkih podataka niz korisnih informacija je dat u video uputstvu Preserving research data the optimal, technically correct way (Utreht Univerzitet, 2018). OpenAIRE uputstvo za rezervnu kopiju i čuvanje podataka pod nazivom Raw data, backup and versioning omogućava dodatan uvid u preporuke, a prevod ovog dokumenta na srpski jezik je dostupan ovde.